Ecco come un istituto assicurativo ha garantito controllo, riservatezza e compliance

La soluzione di Italtel per meeting ibridi con strumenti personalizzati di regia

Sfida

Un grande istituto assicurativo italiano si trovava di fronte a una sfida complessa: gestire meeting riservati e strategici, come le riunioni del CDA, a distanza, senza compromettere la sicurezza e la riservatezza dei contenuti discussi. La necessità era quella di disporre di una regia in grado di:

• Autenticare i partecipanti e verificare il loro accesso in modo sicuro
• Controllare il raggiungimento del quorum durante le votazioni
• Gestire audio e video dei partecipanti, inclusa la possibilità di disabilitarli in modo selettivo
• Monitorare la qualità della connessione e tracciare ogni fase del meeting
• Generare report personalizzati durante e dopo l’incontro, per garantire la piena trasparenza

Tutte queste funzionalità dovevano essere facilmente gestibili da un’interfaccia centralizzata, senza scendere a compromessi tra usabilità e sicurezza.

Per rispondere a queste esigenze, abbiamo realizzato per il cliente un ambiente virtuale altamente sicuro e personalizzato, sviluppando un’applicazione software ad hoc.

Soluzione

Italtel ha messo a punto una soluzione su misura utilizzando la piattaforma Pexip Infinity, installata presso il data center del cliente, e integrata con un’applicazione appositamente realizzata da Italtel per gestire la regia dei CDA. La scelta di un’implementazione on-premise è stata determinante per rispondere a specifiche esigenze di riservatezza, sicurezza e controllo.

Grazie all’uso delle API esposte da Pexip, Italtel ha realizzato un’interfaccia grafica che consente di gestire il meeting in modo fluido e sicuro nelle fasi di:

• Pre-meeting: organizzazione e controllo degli accessi
• During-meeting: gestione della regia audio-video e delle votazioni
• Post-meeting: generazione di report dettagliati con il tracciamento degli accessi e dei partecipanti

In questo modo non solo sono state soddisfatte pienamente le esigenze degli operatori della sala regia, ma si è anche irrobustito il livello di sicurezza operativa dei meeting ad alta criticità.

Benefici

I principali vantaggi della soluzione messa in campo da Italtel includono:

•  Sicurezza avanzata: ogni partecipante viene autenticato tramite un riconoscimento accurato, garantendo che solo le persone autorizzate possano accedere al meeting.
•  Controllo completo della qualità: la gestione dei flussi audio e video permette di garantire una comunicazione chiara e priva di interruzioni, con la possibilità di monitorare costantemente la qualità della connessione.
• Valore legale delle votazioni: grazie alla reportistica dettagliata, ogni fase delle votazioni è tracciata e documentata, conferendo un valore legale alle decisioni prese.
• Gestione semplice e centralizzata: l’interfaccia intuitiva consente una gestione facile e rapida degli incontri, dal controllo degli accessi alla verbalizzazione automatica delle assemblee.

Il ruolo di Italtel

Italtel ha ricoperto un ruolo fondamentale nel successo di questa soluzione, sia come integratore della piattaforma Pexip che come sviluppatore dell’interfaccia web. La compatibilità con i protocolli SIP e H.323 e l’integrazione con la piattaforma di chiamata del cliente hanno permesso di estendere la partecipazione ai meeting anche sulla telefonia tradizionale, garantendo un’ulteriore possibilità di identificare i partecipanti tramite numerazione telefonica.

Oltre a questi aspetti tecnici, Italtel ha creato una rubrica centralizzata e implementato vari controlli sui partecipanti, permettendo di monitorare in tempo reale il comportamento di ogni singolo membro durante il meeting.

La soluzione di regia remota sviluppata da Italtel ha permesso al cliente di gestire i meeting del CDA in modalità sicura, trasparente e altamente controllata, garantendo la massima riservatezza e il pieno rispetto delle normative legali.