Whistleblowing

Unsere Mitarbeiter ermutigen, sich zu äußern

Italtel ist seit jeher bestrebt, jede geschäftliche Entscheidung in voller Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und den im Verhaltenskodex verankerten Grundsätzen zu treffen.

Italtel beabsichtigt, innerhalb dieser Grundsätze zu handeln, insbesondere Korruption mit allen Mitteln zu bekämpfen und unter allen Umständen mit Loyalität, Integrität und Ehrlichkeit zu handeln, um die Wertschätzung und den Respekt seiner Stakeholder zu bewahren und zu stärken und ein erfolgreiches, wettbewerbsfähiges, gesundes und nachhaltiges Unternehmen zu sein.

Die von Italtel eingerichtete Whistleblowing-Plattform dient dazu, Meldungen über potenzielle rechtswidrige Handlungen oder Unregelmäßigkeiten entgegenzunehmen, von denen im Rahmen der beruflichen Tätigkeit Kenntnis erlangt wurde, und soll angesichts von beobachteten unregelmäßigen Verhaltensweisen eine Kultur der Ethik und Rechtmäßigkeit fördern.

Die Plattform richtet sich an die Mitarbeiter der Italtel-Gruppe sowie an alle Personen, die allgemein in Italien oder im Ausland im Namen oder zugunsten der Gruppe tätig sind oder Geschäftsbeziehungen mit dieser unterhalten, unabhängig von der Art des zugrunde liegenden Vertrags oder Auftrags.

Gegenstand einer Meldung müssen grundsätzlich ein begründeter und berechtigter Verdacht oder die in gutem Glauben erlangte Kenntnis von rechtswidrigem Verhalten oder Unregelmäßigkeiten im Rahmen der beruflichen Tätigkeit sein, die die Integrität der Italtel-Gruppe beeinträchtigen können, wie beispielsweise Verstöße gegen den Verhaltenskodex, Sachverhalte, die Straftaten darstellen oder zu finanziellen oder Reputationsschäden führen können, sowie Verstöße gegen interne Bestimmungen oder Verfahren. Sachverhalte, die auf „Gerüchten“ oder „Hörensagen“ beruhen, sowie persönliche Beschwerden dürfen daher nicht Gegenstand einer Meldung sein.

Alle personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit den Meldungen werden gemäß den geltenden Datenschutzvorschriften verarbeitet, insbesondere gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 (DSGVO), sowie gemäß allen sonstigen in Italien anwendbaren Rechtsvorschriften in diesem Bereich. Dabei werden die Rechte und Grundfreiheiten der betroffenen Personen uneingeschränkt gewahrt, insbesondere die Vertraulichkeit ihrer Identität und die Sicherheit der Verarbeitung.

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FAQ

Jeder kann eine Meldung an Italtel einreichen; neben den Mitarbeitern in Italien oder im Ausland gilt dies für alle Personen, die im Namen oder zugunsten der Italtel-Gruppe tätig sind oder Geschäftsbeziehungen mit der Italtel-Gruppe unterhalten, unabhängig von der Art des zugrunde liegenden Vertrags oder Auftrags (Mitarbeiter, Berater, Vertreter, Vermittler, Praktikanten, …).

Die Meldungen müssen sich grundsätzlich auf Informationen, einschließlich begründeter Verdachtsmomente, über Verstöße beziehen, die im Rahmen der beruflichen Tätigkeit begangen wurden und die Integrität der Gesellschaft oder der Italtel-Gruppe beeinträchtigen können. Die Meldungen müssen sich auf folgende Sachverhalte beziehen:

  • Verstöße gegen das Organisations-, Management- und Kontrollmodell gemäß dem italienischen Gesetzesdekret Nr. 231/2001;

  • Verstöße gegen den Verhaltenskodex (Diskriminierung, Belästigung, Interessenkonflikte, …);

  • verwaltungsrechtliche, buchhalterische, zivilrechtliche oder strafrechtliche Verstöße;

  • Verstöße gegen interne Bestimmungen oder Verfahren, die disziplinarisch geahndet werden können;

  • allgemein Sachverhalte, die Straftaten darstellen oder zu finanziellen oder Reputationsschäden für die Gesellschaft oder die Italtel-Gruppe führen können.

Folgende Sachverhalte dürfen nicht Gegenstand einer Meldung sein und werden in jedem Fall vom System nicht berücksichtigt:

  • Beanstandungen, Forderungen oder Anträge im Zusammenhang mit persönlichen Interessen, die ausschließlich das individuelle Arbeitsverhältnis betreffen;

  • Sachverhalte, die auf „Gerüchten“ oder „Hörensagen“ beruhen.

Für die Einreichung interner Meldungen können die folgenden Meldekanäle genutzt werden:

  • Whistleblowing-Webportal

Das Webportal ist über den entsprechenden Bereich des Unternehmensintranets oder über die Website der Gesellschaft erreichbar (https://www.italtel.com/it/about/whistleblowing/).

Das Webportal ist der von der Gesellschaft eingerichtete primäre und bevorzugte Meldekanal. Dieser Kanal gewährleistet, auch durch den Einsatz von Verschlüsselungstechnologien, die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person, der betroffenen Person und der sonstigen in der Meldung genannten Personen sowie des Inhalts der Meldung und der dazugehörigen Unterlagen.

  • E-Mail-Adresse

comitato_etico@italtel.com

Der Zugriff auf das E-Mail-Postfach ist ausschließlich den Mitgliedern des Ethikausschusses gestattet, die ausdrücklich zur Bearbeitung von Meldungen befugt sind. Dabei werden angemessene technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Vertraulichkeit, Integrität und Sicherheit der verarbeiteten personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

  • Telefonnummer

+39 02 4388 2421

Personen, die eine Meldung mündlich einreichen möchten, können die oben genannte Telefonnummer nutzen, unter der der Leiter der Funktion Internal Audit erreichbar ist.

Italtel sieht keine Möglichkeit vor, mündliche Meldungen aufzuzeichnen. Der Inhalt des Telefonats wird protokolliert und das Protokoll wird der meldenden Person zur Verfügung gestellt. Die meldende Person kann den Inhalt des Protokolls überprüfen, berichtigen und durch ihre Unterschrift bestätigen.

Eine Meldung kann auch im Rahmen eines persönlichen Gesprächs zwischen der meldenden Person und dem Empfänger der Meldung, d. h. dem Leiter der Funktion Internal Audit, erfolgen. In diesem Fall kann die Meldung vollständig in einem Protokoll festgehalten werden. Unter diesen Umständen kann die meldende Person den Inhalt des Protokolls überprüfen, berichtigen und durch ihre Unterschrift bestätigen.

Die meldende Person kann außerdem eine externe Meldung bei der ANAC einreichen, wenn sie zuvor über das in dieser Richtlinie beschriebene Whistleblowing-System eine interne Meldung eingereicht und darauf keine Rückmeldung erhalten hat oder wenn sie begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass der Meldung nicht wirksam nachgegangen wird oder dass die Meldung zu einem tatsächlichen Risiko von Vergeltungsmaßnahmen führen könnte.

(https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing#p0)

Die Meldung muss Angaben enthalten, die es den für die Analyse und Bearbeitung der Meldung zuständigen Stellen ermöglichen, die erforderlichen Überprüfungen zur Feststellung ihrer Begründetheit durchzuführen.

Die Meldung muss daher eine Beschreibung der Sachverhalte (einschließlich der Orte und Daten), der beteiligten Personen sowie gegebenenfalls die Namen weiterer Personen enthalten, die Angaben zu den Sachverhalten machen können. Sie kann auch Anhänge (Dokumente, Fotos, Audio- und Videoaufnahmen) enthalten.

Italtel verbietet und duldet keinerlei Form von direkter oder indirekter Vergeltung oder Diskriminierung gegenüber der meldenden Person aus Gründen, die unmittelbar oder mittelbar mit der Meldung zusammenhängen. Für solche Formen der Vergeltung oder Diskriminierung sind Disziplinarmaßnahmen gegen die dafür verantwortlichen Personen vorgesehen.

Sollte sich die Meldung aufgrund von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit der meldenden Person als unbegründet und offensichtlich diffamierend gegenüber der betroffenen Person erweisen, unterliegt die meldende Person Disziplinarmaßnahmen oder Sanktionen gemäß den anwendbaren Verträgen.

Ja, Sie können anonyme Meldungen einreichen. Italtel wird solche Meldungen berücksichtigen, sofern die darin enthaltenen Angaben so konkret und substantiiert sind, dass daraus Sachverhalte und Situationen hervorgehen, zu denen die erforderlichen Überprüfungen vorgenommen werden können.

Die Meldungen werden vom Ethikkomitee von Italtel entgegengenommen, analysiert, überprüft und bearbeitet. Das Ethikkomitee besteht aus dem General Counsel und Chief Compliance Officer sowie den Leitern der Funktionen Human Resources und Internal Audit.

Falls davon ausgegangen wird, dass eines der Mitglieder des Ethikkomitees in irgendeiner Weise in die Meldung involviert ist, oder falls es für erforderlich oder auch nur zweckmäßig erachtet wird, dass eines dieser Mitglieder von der Bearbeitung der Meldung ausgeschlossen wird, kann dieser Umstand im Webportal angegeben werden. Das Webportal unterbindet daraufhin automatisch die Übermittlung von Informationen und Benachrichtigungen an das angegebene Mitglied.

Selbstverständlich. Sie können sich laufend über den Fortgang Ihrer Meldung informieren, indem Sie den eindeutigen Code verwenden, der Ihnen vom Webportal bei der Einreichung der Meldung zur Verfügung gestellt wurde.

Rechtsvorschriften

Gesetzesdekret Nr. 24 vom 10. März 2023 „Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2019 über den Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, sowie über Bestimmungen zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden“

Gesetzesdekret Nr. 231 vom 8. Juni 2001 „Regelung der verwaltungsrechtlichen Haftung juristischer Personen, Gesellschaften und Vereinigungen, auch ohne eigene Rechtspersönlichkeit, gemäß Artikel 11 des Gesetzes Nr. 300 vom 29. September 2000“

Ethikkodex von Italtel

Organisations-, Management- und Kontrollmodell der Italtel S.p.A. gemäß Gesetzesdekret Nr. 231/2001 in der jeweils geltenden Fassung

Europäische Verordnung 2016/679 – DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) vom 27. April 2016

Gesetzesdekret Nr. 196 vom 30. Juni 2003 „Datenschutzgesetz“, in der jeweils geltenden Fassung

ANAC-Leitlinien – „Leitlinien zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen das Unionsrecht melden, und zum Schutz von Personen, die Verstöße gegen nationale Rechtsvorschriften melden – Verfahren für die Einreichung und Bearbeitung externer Meldungen“, genehmigt durch Beschluss Nr. 311 vom 12. Juli 2023, in der jeweils geltenden Fassung

Verfügung des italienischen Datenschutzbeauftragten Nr. 304 vom 6. Juli 2023 betreffend den Entwurf der ANAC-Leitlinien

Verfügung des italienischen Datenschutzbeauftragten Nr. 581 vom 9. Oktober 2025 betreffend die Stellungnahme zu den Entwürfen der „Leitlinien zum Whistleblowing über interne Meldekanäle“ sowie des Beschlusses zur Änderung und Ergänzung der ANAC-Leitlinien zum Whistleblowing

Operativer Leitfaden von Confindustria zur neuen Whistleblowing-Regelung, aktualisierte Fassung Mai 2026

Datenschutzerklärung

Whistleblowing-System

Gemäß den Artikeln 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 („DSGVO“)

Italtel S.p.A., mit Sitz in Via Caldera 21, 20153 Mailand (nachfolgend „Italtel“ oder „Gesellschaft“), als Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten, informiert darüber, dass die im Rahmen des Whistleblowing-Systems erhobenen personenbezogenen Daten unter Einhaltung der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften und der Bestimmungen des Gesetzesdekrets Nr. 24/2023 verarbeitet werden.

Zunächst werden die folgenden Begriffe definiert:

  • Verstoß – Verhalten, Handlung oder Unterlassung, durch die das öffentliche Interesse oder die Integrität der Gesellschaft beeinträchtigt wird;
  • Meldung – schriftliche oder mündliche Mitteilung von Informationen über Verstöße, die über die internen Meldekanäle des Whistleblowing-Systems der Gesellschaft eingereicht wird;
  • meldende Person – Person, die Informationen über Verstöße meldet, von denen sie im Rahmen ihres Arbeitsumfelds bei der Gesellschaft Kenntnis erlangt hat;
  • gemeldete Person (oder betroffene Person) – Person, die in der Meldung als diejenige Person bezeichnet wird, der der Verstoß zugerechnet wird, oder als Person, die in sonstiger Weise in den gemeldeten Verstoß involviert ist;
  • genannte Person – Person, die in der Meldung als Person bezeichnet wird, die Angaben zu dem gemeldeten Verstoß machen könnte, jedoch nicht in diesen involviert ist.

1. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?

Diese Datenschutzerklärung gilt für personenbezogene Daten, die im Rahmen der Bearbeitung von Whistleblowing-Meldungen verarbeitet werden, und betrifft:

  • die meldende Person;
  • die betroffene oder gemeldete Person;
  • gegebenenfalls in der Meldung genannte Personen;
  • den Hinweisgeber unterstützenden Facilitator;
  • Personen, die von den im Gesetzesdekret Nr. 24/2023 vorgesehenen Schutzmaßnahmen profitieren, wie Familienangehörige, Kollegen und andere mit der meldenden Person verbundene Personen in den gesetzlich vorgesehenen Fällen.

2. Welche Daten verarbeiten wir?

Es können personenbezogene Daten verarbeitet werden, die in der Meldung und den dazugehörigen Unterlagen enthalten sind, insbesondere:

  • Identifikations- und Kontaktdaten;
  • Informationen zum Arbeits- oder beruflichen Verhältnis;
  • Informationen über die gemeldeten Sachverhalte und die beteiligten Personen;
  • gegebenenfalls der Meldung beigefügte Unterlagen.

Personenbezogene Daten, die für den im folgenden Abschnitt 3 genannten Verarbeitungszweck offensichtlich nicht relevant sind, werden nicht erhoben oder, falls sie versehentlich erhoben wurden, unverzüglich gelöscht.

3. Für welche Zwecke verwenden wir die Daten?

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich zu folgenden Zwecken verarbeitet:

  • Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen;
  • Durchführung der erforderlichen Untersuchungs- und Prüfungstätigkeiten;
  • Ergreifung etwaiger Korrektur-, Disziplinar- oder rechtlicher Maßnahmen;
  • Gewährleistung des Schutzes der meldenden Person und der sonstigen durch die gesetzlichen Vorschriften geschützten Personen;
  • Erfüllung der gesetzlichen Verpflichtungen.

4. Rechtsgrundlage der Verarbeitung

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erfüllung der Verpflichtungen gemäß dem Gesetzesdekret Nr. 24/2023, dem Gesetzesdekret Nr. 231/2001 und den geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften sowie zum Schutz der Integrität der Gesellschaft, um Verstöße oder deren Folgen zu verhindern bzw. zu bekämpfen, die der Gesellschaft Schaden zufügen könnten.

5. Wie können Meldungen eingereicht und Daten verarbeitet werden?

Ihre personenbezogenen Daten werden mithilfe manueller und/oder elektronischer und telematischer Verfahren verarbeitet, die in jedem Fall geeignet sind, die Sicherheit und Vertraulichkeit der Daten zu gewährleisten und die eng mit den Verarbeitungszwecken verbunden sind.

Insbesondere können Meldungen über folgende Kanäle eingereicht werden:

  • die Whistleblowing-Plattform;
  • die hierfür eingerichtete E-Mail-Adresse;
  • den von der Funktion Internal Audit verwalteten Telefonkanal;
  • ein persönliches Gespräch mit dem Leiter der Funktion Internal Audit.

6. Wer kann auf die Daten zugreifen?

Die personenbezogenen Daten werden ausschließlich von ausdrücklich befugten und zur Vertraulichkeit verpflichteten Personen verarbeitet.

Insbesondere können auf die Daten zugreifen:

  • die Mitglieder des Ethikkomitees;
  • der Leiter der Funktion Internal Audit im Rahmen der vorläufigen Bearbeitung mündlicher Meldungen;
  • das Überwachungsorgan (Organismo di Vigilanza) in den in der Richtlinie vorgesehenen Fällen;
  • gegebenenfalls Berater oder Dienstleister, die die Verwaltung des Systems unterstützen und entsprechend befugt oder als Auftragsverarbeiter benannt wurden;
  • die zuständigen Behörden in den gesetzlich vorgesehenen Fällen.

Die Daten werden nicht verbreitet.

7. Vertraulichkeit und Schutz der meldenden Person

Italtel ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person, der betroffenen Person und der sonstigen durch die Whistleblowing-Vorschriften geschützten Personen gemäß den geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten.

8. Wie lange bewahren wir die Daten auf?

Die personenbezogenen Daten und die Unterlagen im Zusammenhang mit den Meldungen werden so lange aufbewahrt, wie dies für deren Bearbeitung erforderlich ist, und in jedem Fall nicht länger als fünf Jahre ab der Mitteilung des endgültigen Ergebnisses des Meldeverfahrens.

9. Rechte der betroffenen Personen

Sie können jederzeit die gegenüber dem Verantwortlichen für die Verarbeitung personenbezogener Daten gemäß den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO vorgesehenen Rechte ausüben, soweit dies nach Artikel 2-undecies des Gesetzesdekrets Nr. 196/2003 (Datenschutzgesetz) zulässig ist.

Zum weiteren Schutz der meldenden Person sieht Artikel 2-undecies Absatz 1 Buchstabe f) des Datenschutzgesetzes vor, dass die Rechte der betroffenen Personen (gemäß den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO) nicht durch ein Ersuchen an den Verantwortlichen für die Verarbeitung personenbezogener Daten oder durch eine Beschwerde beim italienischen Datenschutzbeauftragten (Artikel 77 DSGVO) ausgeübt werden können, wenn die Ausübung dieser Rechte zu einer tatsächlichen und konkreten Beeinträchtigung „der Vertraulichkeit der Identität der Person führen könnte, die Verstöße meldet, von denen sie aufgrund ihres Arbeitsverhältnisses oder der von ihr ausgeübten Funktionen Kenntnis erlangt hat […]“.

In diesen Fällen prüft der Verantwortliche für die Verarbeitung personenbezogener Daten die Anträge der betroffenen Person unter Einhaltung der geltenden Rechtsvorschriften und der im Gesetzesdekret Nr. 24/2023 vorgesehenen Schutzmaßnahmen.

10. Kontakt

Für alle Anfragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten oder zur Ausübung der nach der DSGVO vorgesehenen Rechte können Sie sich an folgende Stelle wenden:

Italtel S.p.A.
Via Caldera 21, 20153 Mailand

Datenschutzbeauftragter (DPO)
dpo@italtel.com

Unberührt bleibt außerdem die Möglichkeit, eine Beschwerde beim italienischen Datenschutzbeauftragten (Garante per la protezione dei dati personali) einzureichen.

Whistleblowing-Verfahren

System zur Meldung von Verstößen im beruflichen Umfeld – Verfahren zur Entgegennahme, Prüfung und Bearbeitung von Meldungen

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Unser Whistleblowing-System gewährleistet, dass Hinweise auf Fehlverhalten sicher und vertraulich gemeldet werden können. Wir setzen uns dafür ein, meldende Personen zu schützen und alle Meldungen gründlich zu prüfen, um ein transparentes und verantwortungsbewusstes Arbeitsumfeld zu gewährleisten.

Ihre Meldung ist entscheidend, um unsere Werte zu wahren und unsere Arbeitsabläufe kontinuierlich zu verbessern. Reichen Sie Ihre Meldung vertrauensvoll ein, in dem Wissen, dass sie mit größter Sorgfalt und Vertraulichkeit behandelt wird.

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